Gestion locative
Suivre les sinistres en agence immobilière
Un dossier commun pour suivre les échanges avec locataires, propriétaires, assureurs et prestataires sans perdre les tâches de l’équipe.
Dans une agence de gestion locative, un sinistre arrive rarement sous la forme d’un dossier complet. Un locataire signale un dégât, le propriétaire demande où en est la situation, un prestataire transmet un devis, puis l’assureur réclame une pièce. Chaque échange ajoute une information que les autres gestionnaires doivent pouvoir retrouver.
Relier le sinistre au bon bien
Sinistrio permet de rattacher le dossier à un bien déjà enregistré. Son adresse et sa résidence sont alors reprises pour la localisation du nouveau sinistre. La fiche Bien conserve aussi, lorsqu’ils sont renseignés, le bâtiment, l’étage, la porte, le lot et les références techniques utiles. Le gestionnaire garde dans le dossier les dates du sinistre et du signalement à l’agence, même lorsqu’elles diffèrent.
Un même bien peut connaître plusieurs sinistres dans le temps. Le lien au bien évite de disperser cet historique sous des adresses saisies différemment.
Un référent, plusieurs contributions
Un gestionnaire est le référent du dossier. Cela n’empêche pas un collègue de consigner un appel ou de prendre en charge une tâche. Par exemple, l’un demande un devis pendant qu’un autre attend une réponse de l’assureur. Les tâches restent attribuées séparément ; leur achèvement ne change pas automatiquement le référent du dossier.
Dans le tableau de bord, Mes dossiers aide le référent à garder la vue globale. Mes tâches montre à chaque collaborateur ses propres actions. Les vues de l’agence permettent de retrouver le travail partagé lorsque la personne habituellement chargée du dossier est absente.
Garder les preuves à portée de main
Les contacts du dossier peuvent représenter un locataire, un propriétaire, un assureur, un expert ou un intervenant. Après un échange, le gestionnaire ajoute une note datée ; il peut également joindre un devis, une photo ou une autre pièce. Lorsqu’il faut transmettre l’historique, l’export PDF et l’archive des documents évitent de reconstituer le dossier depuis plusieurs boîtes mail.
Sinistrio n’envoie pas les courriels des gestionnaires depuis une boîte partagée et ne se connecte pas automatiquement au logiciel de gestion locative de l’agence. L’équipe conserve ses outils habituels pour ces échanges tout en regroupant le suivi du sinistre dans Sinistrio.
Voir le fonctionnement du logiciel de suivi des sinistres.